Mengenal Microsoft Teams untuk Aktivitas Kerja Kekinian

January 29, 2022

Dunia kerja profesional dan modern saat ini banyak platform baru yang berlomba-lomba menjadi alat komunikasi terbaik. Salah satunya, Microsoft Teams sebagai salah satu platform komunikasi untuk mendukung produktivitas tim yang jadi andalan di masa yang serba digital.

Biasanya, perusahaan sudah berlangganan atau memiliki akun bisnis untuk mengakses platform ini dengan software Office 365. Banyak fitur dalam software ini yang dijadikan solusi untuk berkolaborasi dengan tim.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang Microsoft Teams dan cara menggunakannya, mari simak penjelasan di bawah ini.

Pengertian Microsoft Teams

Microsoft Teams adalah layanan atau platform digital sekaligus aplikasi yang dibuat oleh Microsoft dalam memudahkan komunikasi. Tak hanya menyediakan fitur chatting, tersedia pula aplikasi yang memungkinkan kamu bekerja dengan tim dalam tampilan video berkualitas. 

Di era yang sedang gencar-gencarnya untuk melakukan Work from Home (WFH) ini, Microsoft Teams sangat direkomendasikan. Kamu bisa berkolaborasi di mana saja dan kapan saja selama terhubung dengan koneksi internet.

Selain sebagai solusi berkolaborasi, aplikasi yang rilis sejak 2017 ini punya banyak manfaat sebagai berikut.

  • Membuat komunikasi dan informasi antara pengguna dengan lancar. 
  • Selain meningkatkan produktivitas, platform ini memungkinkan kamu untuk melakukan kolaborasi dokumen secara real-time.
  • Dalam berkolaborasi, kamu juga bisa mengatur secara keseluruhan mengenai rapat.
  • Yang paling penting, Microsoft Teams juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi Microsoft lainnya, seperti Microsoft Word, Excel maupun PowerPoint yang bisa dimanfaatkan untuk mempercepat pengerjaan ataupun lainnya.

Fitur Microsoft Teams

Microsoft Teams memiliki banyak fitur dari manfaat yang sudah disebutkan di atas. Berikut fitur-fiturnya yang mungkin belum kamu tahu;

1. Terintegrasi Office 365

Office 365 adalah grup aplikasi pekerjaan atau office suite berbasis Cloud yang bisa digunakan di berbagai perangkat. Jika kamu salah satu pengguna Office 365, Microsoft Teams bisa jadi alternatif untuk mengorganisir ragam kegiatan tempat kerja, komunitas, dan lain-lain.

Integrasi Microsoft Teams dengan Office 365 antara lain fitur perpesanan dalam jendela program Office 365, sehingga semua aktivitas pengeditan dapat dimonitor oleh siapa saja.

2. Akses dengan Email, Skype, OneDrive, dan SharePoint

Selain menggunakan aplikasi Office 365, seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan aplikasi Microsoft lainnya, kamu juga bisa mengakses file secara langsung dari email atau OneDrive. Akses ini berguna untuk berkolaborasi tim. Kamu bisa menulis, mengedit, dan mengerjakan bersama-sama.

3. Slash Commands

Untuk mempercepat pekerjaan dan efektivitas, fitur slash commands bisa jadi andalan. Slash command adalah frasa pendek yang diawali dengan tanda slash (/) yang akan menghasilkan suatu tindakan tertentu di aplikasi MS Teams ini.

Beberapa contoh slash command bermanfaat yang bisa kamu gunakan, antara lain “/activity” (melihat kegiatan seseorang). “/call” (memulai panggilan), “/files” (melihat file terbaru kamu).

4. Private Chat dan General Channel Chat

Menyediakan aplikasi obrolan, kamu juga bisa membuat multiple chat bareng tim atau teman-teman. Misal, jika ada proyek tim, kamu tidak perlu menggunakan media sosial lain. Hanya perlu buat grup kelompok di Microsoft Teams. Fitur ini juga berguna bagi pelajar ketika ada tugas kelompok. Kamu juga bisa melakukan private chat dengan tim kerja. 

5. Cloud Storage hingga 10GB

Platform ini juga menyediakan kapasitas penyimpanan. Microsoft Teams versi gratis menyediakan kapasitas penyimpanan Microsoft OneDrive sebesar 2GB per pengguna, dan 10GB per organisasi atau komunitas.

Jika kamu memutuskan untuk berlangganan versi Business Essentials yang dibanderol dengan harga mulai dari Rp62.000 per bulan. Layanan Microsoft Teams versi ini akan meningkatkan kapasitas penyimpanan cloud sebanyak 1TB per pengguna.

Baca juga: Pakai Windows? Ini 7 Aplikasi Laptop yang Harus Kamu Punya

Cara Menggunakan Microsoft Teams

Microsoft Teams memiliki empat fungsi bisnis penting dalam platformnya, yaitu olah pesan, koordinasi rapat, panggilan suara, dan video. Jika kamu tertarik dan sudah menginstalnya, berikut ini cara menggunakan Microsoft Teams. 

1. Membuka Microsoft Teams

Microsoft Teams dapat digunakan di komputer melalui browser atau aplikasi via Android atau PC Namun, cara kali ini ditunjukkan untuk penggunaan melalui versi browser karena memiliki fungsi dan tata letak yang sama dengan aplikasi.

  • Buka halaman https://teams.microsoft.com/start.
  • Masukkan alamat email akun Microsoft atau versi bisnis Microsoft Office 365.
  • Isi opsi tujuan menggunakan Teams, di antaranya untuk sekolah, bekerja, atau teman dan keluarga. Apabila memilih untuk bekerja, masukkan nama perusahaan setelah beberapa langkah selanjutnya.

2. Membuat Grup

Untuk membuat atau bergabung dalam grup, lihat bilah kiri dan pilih Teams. Lalu, pada bagian bawah kiri akan menemukan opsi Bergabung atau Buat Tim. Kamu akan disajikan grup publik yang sudah ada atau dapat memasukkan kode untuk bergabung ke grup. Kamu bisa membuat grup menjadi publik atau pribadi.

3. Menambahkan Anggota Tim

Kontak Teams juga terkonfigurasi dengan aplikasi lain, seperti Outlook dan People. Jadi kamu dapat mengimpor kontak dari sana dan memasukkannya ke Teams. Lalu, setelah tim memiliki anggota, maka nama tim muncul di daftar Teams. Di sana, kamu dapat meninjau aktivitas serta partisipan yang tergabung.

4. Menambahkan Saluran

Untuk membuat saluran baru, kamu hanya memilih Tambahkan Saluran, lalu mengisi nama dan deskripsi saluran serta memilih apakah saluran tersebut bersifat standar atau pribadi. Barulah setelah itu saluran baru akan muncul di kolom tim.

Di saluran ini, kamu dapat menambahkan posting, memuat file, dan berinteraksi dengan orang lain di tim. Di sini juga kamu bisa memulai panggilan video dengan mengklik ikon video di bawah kolom chat.

Baca juga: Seluk-beluk Fitur Windows Hello untuk Keamanan Laptop

Untuk memaksimalkan kinerja, juga dibutuhkan perangkat yang memiliki spesifikasi mumpuni dalam mengakses Microsoft Teams. Seperti Acer Swift 3 Infinity 4 (SF314-511) dengan Windows 11. Lini terbaru dari seri Swift ini mendukung tren gaya hidup mobile jadi kehidupan sehari-hari milenial aktif dan produktif.

Keberadaan laptop ini hadir dengan performa yang lebih baik hingga 20% dari generasi sebelumnya. Berkat peningkatan ini, memudahkan kamu untuk melakukan banyak tugas dan mengoptimalkan interface layar saat harus multitasking.

Microsoft Teams yang terintegrasi dengan Office di laptop ini membuat kamu mudah terhubung dengan tim kerja sambil tetap menyelesaikan pekerjaan! Platform ini akan meningkatkan kinerja tim dan membuat kamu lebih cepat menyelesaikan target pekerjaan.

Selain Windows 11, Acer Swift 3 Infinity 4 juga dilengkapi berbagai fitur modern yang dapat membantu dalam penggunaan sehari-hari. Dapatkan laptop ini di Acer eStore, e-commerce atau Acer Official Store terdekat di daerahmu, ya!