Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Contohnya

Dalam organisasi, instansi, maupun perusahaan, dikenal istilah SOP yang biasa digunakan oleh anggota tim untuk menjalankan aktivitas organisasi mereka. SOP adalah singkatan dari Standar Operasional Prosedur atau dalam bahasa Inggris disebut Standard Operating Procedure. SOP merupakan salah satu hal penting dalam organisasi yang dapat menjadi acuan bagi seluruh anggota organisasi. Apa itu Standar Operasional Prosedur dan mengapa hal ini penting? Simak penjelasannya dalam artikel berikut!

Apa Itu Standar Operasional Prosedur?

Standar Operasional Prosedur adalah dokumen tertulis yang berisi langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu tugas atau proses. Dokumen ini mencakup detail-detail seperti peran masing-masing individu, langkah-langkah spesifik yang harus diikuti, serta instruksi terkait pemecahan masalah yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proses.

Tujuan utama dari SOP adalah untuk memastikan konsistensi, keamanan, dan efisiensi dalam menjalankan suatu tugas atau proses. SOP menjadi bagian penting dalam organisasi maupun perusahaan karena dengan memiliki SOP yang jelas, maka setiap anggota tim dapat memahami harapan dan tanggung jawab mereka dengan jelas, mengurangi risiko kesalahan, dan meningkatkan kualitas hasil akhir dari pekerjaan yang mereka laksanakan sehari-hari.

Fungsi Standar Operasional Prosedur

Beberapa fungsi Standar Operasional Prosedur antara lain sebagai berikut:

1. Konsistensi

Salah satu fungsi utama dari SOP adalah untuk memastikan konsistensi dalam menjalankan suatu proses atau kegiatan. Dengan memiliki SOP yang jelas dan terstruktur, setiap anggota tim akan mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali tugas tersebut dilakukan. Hal ini mengurangi risiko kesalahan dan memastikan bahwa hasil akhir tetap konsisten dari waktu ke waktu.

2. Efisiensi Operasional

SOP membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan memberikan panduan yang jelas tentang cara menjalankan suatu proses atau kegiatan. Dengan menetapkan langkah-langkah yang harus diikuti, waktu dan sumber daya dapat dimanfaatkan dengan lebih efisien. Tanpa SOP, anggota tim akan menghabiskan lebih banyak waktu hanya untuk mencari tahu apa yang harus dilakukan. Selain itu, mereka juga akan melakukan tugas secara tidak teratur, sehingga dapat menghambat produktivitas.

3. Kualitas Produk atau Layanan

Dengan menjalankan proses sesuai dengan SOP, organisasi dapat memastikan bahwa produk atau layanan yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. SOP membantu mencegah kesalahan dan mengurangi variabilitas dalam proses produksi atau layanan, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Mengenal Engineer to Order dalam Sistem Produksi Industri

4. Pelatihan dan Orientasi 

SOP berfungsi sebagai alat pelatihan bagi anggota tim baru atau yang sudah ada. Mereka dapat mempelajari prosedur-prosedur yang ada dan memahami tugas-tugas mereka dengan lebih baik. Selain itu, SOP juga membantu dalam orientasi anggota baru ke dalam budaya dan praktik kerja organisasi.

5. Pemantauan dan Peningkatan

SOP memungkinkan organisasi untuk memantau kinerja proses atau kegiatan secara teratur. Dengan melacak kepatuhan terhadap SOP dan hasil akhir yang dihasilkan, organisasi dapat mengidentifikasi area-area di mana perbaikan diperlukan dan melakukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

6. Kepatuhan Hukum dan Peraturan

SOP sering kali mencakup aturan dan pedoman yang mengatur kepatuhan hukum dan peraturan industri yang berlaku. Dengan mematuhi SOP, organisasi dapat memastikan bahwa aktivitas mereka tetap sesuai dengan regulasi yang berlaku dan menghindari risiko pelanggaran hukum atau sanksi.

7. Pemecahan Masalah

Dokumen SOP biasanya mencakup instruksi untuk mengatasi masalah yang mungkin terjadi selama proses berjalannya aktivitas tertentu. Hal ini dapat membantu tim dalam menangani situasi yang tidak terduga dengan cepat dan efektif.

Contoh Standar Operasional Prosedur

Berikut adalah beberapa contoh Standar Operasional Prosedur yang umum ditemui di berbagai jenis organisasi:

1. SOP Penerimaan Karyawan Baru

Dokumen ini mencakup langkah-langkah yang harus diikuti oleh departemen sumber daya manusia (SDM) dalam proses perekrutan dan penerimaan karyawan baru. Contohnya termasuk penulisan deskripsi pekerjaan, pengiklanan posisi, seleksi kandidat, wawancara, dan proses administrasi seperti pengisian formulir kontrak kerja.

2. SOP Penanganan Keluhan Pelanggan

Dokumen ini menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti oleh tim layanan pelanggan untuk menangani keluhan pelanggan dengan efektif. Contohnya termasuk penerimaan keluhan, pencatatan detail keluhan, penugasan keluhan kepada personel yang sesuai, investigasi keluhan, dan komunikasi kembali kepada pelanggan dengan solusi atau penyelesaian yang memuaskan.

3. SOP Manajemen Persediaan

Dokumen ini memuat prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam pengelolaan persediaan barang atau bahan. Contohnya termasuk penerimaan barang, pemeriksaan kualitas, penempatan barang di tempat penyimpanan yang sesuai, pengeluaran barang sesuai permintaan, dan pencatatan stok serta pemantauan pergerakan barang.

4. SOP Keamanan dan Kesehatan Kerja (K3)

Dokumen ini memuat langkah-langkah yang harus diikuti oleh semua karyawan untuk memastikan lingkungan kerja yang aman dan sehat. Contohnya termasuk prosedur evakuasi darurat, penggunaan peralatan pelindung diri, pelaporan insiden kecelakaan kerja, pelatihan K3 reguler, dan pemeriksaan rutin keamanan lingkungan kerja.

5. SOP Pengelolaan Keuangan

Dokumen ini mencakup prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam pengelolaan keuangan organisasi, termasuk pencatatan transaksi keuangan, pembayaran tagihan, penagihan pelanggan, pelaporan keuangan bulanan atau tahunan, dan prosedur audit internal.

6. SOP Produksi atau Manufaktur

Dokumen ini memuat prosedur-prosedur yang harus diikuti dalam proses produksi atau manufaktur barang. Contohnya termasuk penerimaan pesanan, perencanaan produksi, pengadaan bahan baku, pengolahan atau perakitan produk, pengujian kualitas, dan pengemasan produk untuk pengiriman.

7. SOP Pemeliharaan dan Perawatan Peralatan

Dokumen ini menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam pemeliharaan dan perawatan peralatan organisasi. Contohnya termasuk jadwal pemeliharaan rutin, pemeriksaan keamanan, perbaikan dan penggantian komponen yang aus, dan pelaporan masalah atau kerusakan peralatan.

Cara Membuat Standar Operasional Prosedur

Seperti apa cara membuat Standar Operasional Prosedur yang baik dan efektif? Berikut langkah-langkah umum yang dapat dilakukan untuk membuat SOP yang efektif:

1. Identifikasi Proses atau Kegiatan

Tentukan proses atau kegiatan yang akan didokumentasikan dalam SOP.

2. Analisis Proses

Pelajari secara mendalam langkah-langkah yang terlibat dalam proses tersebut dan identifikasi area-area di mana konsistensi dan efisiensi dapat ditingkatkan.

3. Tetapkan Tujuan

Tentukan tujuan dari SOP yang akan dibuat dan pastikan bahwa tujuan tersebut terukur dan dapat dicapai.

4. Tuliskan Langkah-Langkah dengan Jelas

Tuliskan setiap langkah dalam proses tersebut secara terperinci dan jelas, termasuk tanggung jawab masing-masing individu dan tindakan yang harus diambil dalam setiap langkah.

5. Uji Coba dan Evaluasi

Uji coba SOP dengan menerapkannya dalam situasi nyata dan evaluasi untuk melihat apakah SOP tersebut efektif atau perlu diperbaiki.

6. Revisi dan Pembaruan

Perbarui SOP secara berkala sesuai dengan perubahan dalam proses atau kegiatan yang didokumentasikan, serta berdasarkan umpan balik dari pengguna SOP.

Dengan memahami apa itu SOP, fungsi, contoh, hingga cara menyusun SOP yang efektif, organisasi dapat lebih memahami proses-proses yang terjadi dalam aktivitas mereka, serta memastikan bahwa seluruh anggota tim memiliki pemahaman yang selaras. Tidak hanya itu, organisasi juga dapat meningkatkan produktivitas dan mencapai tujuan-tujuan mereka dengan lebih baik.

Untuk membuat SOP, anggota tim dapat menggunakan perangkat teknologi yang sesuai, salah satunya yaitu laptop bisnis TravelMate P2. Laptop ini merupakan pilihan terbaik dengan harga terjangkau untuk usaha kecil maupun menengah. Tidak hanya cocok di bidang bisnis dan usaha, laptop ini juga sangat cocok digunakan untuk karyawan maupun instansi di berbagai bidang lainnya, seperti pendidikan, kesehatan, dan ekonomi. 

Laptop bisnis terbaik ini ditenagai oleh Intel vPro® dengan prosesor Intel® Core™ i7 Generasi ke-12. Selain itu, laptop ini juga memiliki media penyimpanan SSD PCIe v4.0 dan memori SODIMM DDR4 hingga 32 GB. Komponen laptop ini juga terbuat dari limbah plastik laut (ocean-bound plastic) sehingga membuatnya ramah lingkungan.

Laptop ini juga telah bersertifikasi TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) sehingga cocok digunakan oleh instansi, lembaga, maupun badan yang bergerak di bidang pemerintahan. Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai laptop bisnis TravelMate, Anda bisa kunjungi tautan berikut.