Bagaimana Dokumen Digital Berperan Penting untuk Bisnis Anda?

Dokumen digital merupakan salah satu bentuk perubahan cara kerja di era transformasi digital bidang bisnis. Harus diakui, perubahan ini termasuk efek dari digital disruption, era digital yang telah mengubah kebiasaan sehari-hari. Ditambah, dengan munculnya sistem cloud, orang tidak lagi membutuhkan storage fisik untuk menyimpan dokumen digital.

Perubahan ini harus disikapi dengan optimis.Bagi perusahaan yang bergulat dengan tumpukan dokumen berbasis kertas dan masih menggunakan proses manual, adanya dokumen digital mempermudah segalanya. Baik dari sisi kenyamanan konsumen maupun keterlibatan karyawan.

Masih banyak manfaat dari penggunaan dokumen digital bagi bisnis Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak rangkumannya di bawah ini.

Dari Kertas ke Solusi Digital

Digitalisasi file kertas bisa dibilang merupakan langkah awal dalam mengimplementasikan alur kerja dokumen digital. Hal ini sama pentingnya dengan memilih orang yang tepat untuk menangani informasi digital. Digitalisasi dokumen memiliki beberapa hal dasar, seperti cara memproses data/informasi, keamanan data, dan kemudahan akses.

Biasanya, alur manajemen dokumen sering dimulai dari printer multifungsi, untuk memindai dokumen fisik selama proses digitalisasi. Langkah ini dianggap efektif, tapi juga harus didukung dengan penyimpanan data ke dalam aplikasi bisnis berbasis cloud.

Sementara itu, meningkatnya kekhawatiran terhadap keamanan data, penting bagi perusahaan untuk melakukan tindakan perlindungan dan pengamanan data. Langkah ini sebagai bagian dari strategi alur kerja dokumen digital. 

Tentunya, langkah ini harus dibarengi dengan IT staff yang mumpuni, karena prinsipnya, lebih baik mencegah dibandingkan harus menghentikan serangan siber yang sewaktu-waktu bisa mengancam.

Langkah terakhir, setelah semua data dan dokumen perusahaan selesai didigitalkan, Anda perlu memastikan bahwa data dan dokumen tersebut mudah diakses oleh karyawan.

Baca juga: Acer Luncurkan Rangkaian Solusi Teknologi Altos Melalui Kekuatan Kelola Big Data

Manfaat Dokumen Digital untuk Bisnis

Banyak manfaat dalam mendigitalkan dokumen, terutama jika perusahaan Anda mengandalkan sistem penyimpanan dan berbagi dokumen. Mari simak beberapa manfaat dokumen digital yang bisa jadi pertimbangan Anda untuk beralih ke digitalisasi.

1. Peningkatan Kualitas Data

Dalam perusahaan, data dibutuhkan dalam proses menentukan langkah-langkah strategis demi keberlangsungan. Jika Anda masih mengumpulkan data menggunakan formulir kertas, selalu ada kemungkinan entri yang tidak lengkap, salah, atau tidak akurat. Ditambah dengan human error yang bisa mempengaruhi produktivitas.

Dengan menggunakan teknologi pengumpulan data digital, Anda dapat meningkatkan kualitas data meskipun sumber daya terbatas. Saat menggunakan solusi digital, entri data bisa dikontrol dengan thresholds dan validasi lapangan. Jika keputusan yang diambil perusahaan salah, bisa jadi itu adalah hasil dari kualitas data yang buruk dan proses pengelolaan data yang buruk.

2. Efisiensi Waktu Operasional

Menurut data Developing People Globally, 57 persen pekerja kantor menghabiskan satu jam per hari untuk mencari dokumen. Waktu tersebut terbuang,  bahkan tidak termasuk waktu yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen. Dengan dokumen digital terciptanya sistem otomasi, yang mana hanya beberapa klik, karyawan akan menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa banyak kerumitan dan hemat waktu.

Baca juga: Apa Itu Cybersecurity dan Perannya dalam Perusahaan?

3. Tersedianya Data Real-time

Menggunakan solusi digital, Anda bisa mendapatkan data real-time sebagai kunci untuk mengambil pendekatan yang lebih proaktif dan meningkatkan proses operasional. Dengan menggunakan pengumpulan data digital, siapapun bisa memeriksa secara real-time di mana pun dan kapan pun.

Dunia Big Data sedang berubah. Daripada menganalisis data dan menarik kesimpulan dari peristiwa masa lalu, sistem saat ini bekerja real-time untuk memberikan insight tentang apa yang terjadi dalam bisnis saat ini. Data real-time memungkinkan perusahaan memahami apa yang terjadi saat ini dan menerapkan strategi dengan tepat waktu.

4. Kemudahan Akses Data

Mencari atau menginput kembali data dari file kertas bisa bisa memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Kadang, informasi tersebut tidak langsung tersedia, hingga Anda harus melihat apa yang terjadi di lapangan. Jika jumlah datanya besar, tentunya hanya buang waktu.

Dengan dokumen digital, data bisa tersedia secara real-time. Anda bisa mengakses hasilnya lewat komputer atau smartphone untuk memeriksa, memverifikasi, atau menyetujui dokumen dengan tanda tangan digital. Ini memberi kemudahan akses bagi semua karyawan dan pemangku kepentingan.

Selain itu, kemudahan akses juga berdampak positif pada integrasi sistem yang berguna sebagai visibilitas untuk bertukar data, tugas, dan wawasan. Anda bisa menghemat waktu dengan menyediakan akses ke semua data bisnis Anda di satu tempat. Mengintegrasikan sistem memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan lebih efisien, sehingga meningkatkan produktivitas.

5. Keamanan Data yang Ditingkatkan

Transformasi digital mengubah kebutuhan keamanan siber. Maka dari itu, menjaga keamanan data sensitif sangat penting. Adanya integrasi memang memberikan kemudahan. Namun, perlu diperhatikan pula aksesnya. Perusahaan harus menetapkan aturan akses berdasarkan beberapa kriteria, seperti kelompok atau departemen. Hal ini memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang memiliki akses ke informasi tersebut. Praktik manajemen dokumen digital bisa meminimalisir kehilangan arsip atau konten.

Solusi Teknologi Altos BrainSpere sebagai Modernisasi Pengelolaan Data

Sebagai perusahaan TI yang end-to-end, Acer memperkenalkan solusi teknologi Altos Computing. Dalam menyambut tren Big Data, solusi ini bisa membantu perusahaan melakukan modernisasi pengelolaan data atau dokumen digital. Selain itu, juga untuk memperkuat performa, efisiensi, serta kemampuan dalam mengelola cloud dan data perusahaan di data center yang modern.

Solusi teknologi Altos BrainSphere menghadirkan manajemen Artificial Intelligence (AI) untuk berbagai kebutuhan pada ragam sektor, seperti retail, keamanan, industri kesehatan, pemerintahan, e-commerce, pendidikan tinggi, dan keuangan. Lewat solusi dan teknologi tersebut, Acer berharap ini jadi satu fondasi terpercaya bagi pelaku bisnis untuk melakukan pemrosesan data lebih mutakhir. Solusi ini dapat membantu perusahaan dalam memberikan prediksi dan keputusan di masa depan.

Melalui Altos BrainSphere, platform manajemen berbasis AI ini menyediakan AI workload management, lengkap dengan perangkat server yang sudah dioptimasi sebagai AI development platform, dan bisa diberikan kepada para software developer AI.

Solusi teknologi Altos adalah pilihan terbaik bagi perusahaan untuk mengambil pasar dan pengelolaan big data. Menghadirkan lini lengkap server, dari low end hingga high end. Dengan lebih banyak server dalam data center, pengguna mendapatkan performa jauh lebih tinggi dengan konsumsi daya listrik yang lebih efisien.

Baca juga: Bagaimana Peran Big Data dalam Bisnis Saat Ini?

Pebisnis selalu mencari cara untuk meningkatkan profit dan efisiensi. Strateginya, dengan menggunakan sumber daya secara efektif untuk meningkatkan kinerja, meningkatkan keuntungan, dan beralih ke solusi digital. Langkah ini akan mendorong peningkatan produksi dan tingkat kesalahan yang lebih rendah.

Poin penentunya, apakah bisnis tersebut akan berkembang atau tidak, jawabannya adalah inovasi. Inovasi tidak harus mengenai produk, sistem kerja, atau marketing. Inovasi di era ini bisa dijawab dengan transformasi digital, seperti hadirnya dokumen digital. Kapan waktu yang tepat untuk mentransformasi digital bisnis? Jawabannya adalah sekarang.