8 Rekomendasi Project Management Tools Terbaik yang Dibutuhkan Para Manager

Project management tools adalah sarana yang fungsinya untuk melihat perkembangan dari proyek yang sedang dikerjakan. Alat ini menjadi salah satu jawaban untuk para project manager ketika harus melakukan perencanaan yang tepat, menetapkan tugas, menentukan deadline, mendelegasikan tugas, dan melacak waktu yang dihabiskan.

Ada beberapa kelebihan menggunakan project management tools adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah kerja sama internal dan eksternal
2. Mendukung manajemen proyek saat bekerja jarak jauh
3. Menyimpan dan berbagi data dengan mudah
4. Pengaturan jadwal project management lebih baik
5. Membangun komunikasi yang lebih baik dengan klien

Selain itu, tak hanya bisa digunakan pada proyek biasa, project management tools juga biasa digunakan oleh perusahaan atau pebisnis lain untuk terhubung dengan karyawan atau klien.  Di zaman yang serba canggih saat ini, untuk melakukan banyak project dan terhubung dengan banyak orang bukan lagi menjadi kendala.

Ada banyak platform untuk menjawab kebutuhan para project manager. Simak daftar rekomendasi project management tools terbaik di bawah ini.

Google

Ada rangkaian produk Google yang mendukung project management, antara lain: Google Drive, Google Keep, dan Google Task. Kelebihannya, pertama, Google Drive bermanfaat sebagai media penyimpanan laporan penting berupa teks dan gambar yang dapat dibagikan dengan anggota tim dengan mudah dan aman. 

Kedua, Google Keep sebagai sticky notes yang terintegrasi dengan akun Google pengguna. Ketiga, ada Google Task yang berfungsi untuk mengatur tugas yang diintegrasikan dengan produk Google lainnya seperti Google Calendar agar tidak akan terlewatkan. 

Software project management tools gratis ini juga memiliki kekurangan, yaitu bergantung pada koneksi internet dan karena adanya tiga rangkaian aplikasi di atas, perlu berpindah-pindah halaman. Kekurangan ini bisa diminimalisir dengan penggunaan perangkat yang mumpuni seperti Acer TravelMate P414RN-51. Dengan Intel® Core™ Generasi 11th dam RAM up to 32GB, performa yang diberikan cukup optimal. Prosesor tersebut menawarkan kemampuan kinerja maksimal, bahkan bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas kompleks dalam manajemen proyek.

Bitrix24

Bitrix24 adalah project management tools yang fungsi utamanya mengatur waktu dan perencanaan proyek kerja dan hadir dalam berbagai macam fitur penunjang kerja, seperti fitur GanttChart, grup kerja, laporan real time, video conference, dan kalender. Kelebihannya, memiliki tampilan yang menarik, seperti media sosial, sehingga mudah digunakan. Sarana yang bisa diakses melalui aplikasi dan website ini bisa terintegrasi dengan cloud atau server perusahaan sendiri. 

Kekurangan Bitrix24 adalah ruang penyimpanan yang terbatas, yaitu hingga 5GB per bulan. Namun, ini bisa disiasati dengan teknologi layanan berbasis cloud  yang ada di laptop TravelMate P414RN-51. Teknologi tersebut juga melindungi file pekerjaan dengan aman.

Milanote

Tampilan software Milanote menjadi daya tarik pebisnis muda, karena seperti board kosong, cocok untuk pengguna yang kreatif. Melalui board kosong tersebut, pengguna bisa mengisinya dengan tag, notes, gambar, dan sebagainya sesuai kebutuhan. Tools ini juga memiliki sistem artboard yang dapat dibagikan kepada tim dengan mudah. Project management tools gratis ini bisa diakses dalam bentuk web dan aplikasi seluler di Google Play Store dan Apple App Store.

Kosongnya board tersebut juga bisa jadi kekurangan bagi pengguna yang kurang kreatif atau baru memakainya dalam dunia manajemen, karena tidak adanya template atau panduan tentang poin apa saja yang harus disertakan dalam project management tools ini.

Baca juga: Critical Path Method, Solusi Project Manager dalam Mengatur Proyek

Trello

 Project management tools Trello berguna untuk mengelola perkembangan sebuah proyek. Kelebihannya adalah fitur-fiturnya, seperti papan (board) dan kartu (card) yang membantu merancang rencana kerja, menetapkan target, melakukan pengawasan terhadap suatu pekerjaan. Software ini juga memiliki sistem kolaborasi yang bersifat end-to-end.

Tools gratis ini juga memiliki kekurangan, yakni versi cuma-cuma tersebut tidak bisa digunakan untuk fitur advance atau kompleks. Harga versi berbayarnya tergantung pada kebutuhan pengguna dan pemanfaatannya. Menggunakan tools ini juga harus selalu terkoneksi dengan internet.

Untuk menyiasati project manager agar selalu terhubung, laptop TravelMate P414RN-51 bisa jadi pilihan yang tepat berkat dual-band Intel Wi-Fi 6 dengan teknologi 2×2 MU-MIMO yang begitu cepat sehingga memungkinkan pengguna dapat terhubung di mana pun.

Zoho Project 

Zoho Project membantu project manager melacak tugas tim dan melaporkan perkembangan proyek. Perangkat lunak alat manajemen proyek perusahaan ini memiliki fitur yang berfungsi sebagai media komunikasi secara real time. Selain itu, ada juga fitur kolaborasi antar tim dan klien.

Kekurangan Zoho adalah tampilan manajemen resource yang berbeda dari tools lain, sehingga pengguna harus beradaptasi lebih lama. Selain itu, project management tools ini bisa digunakan gratis selamanya namun hanya menampilkan fitur dasar dan terbatas.

Penggunaan melalui aplikasi seluler juga sedikit lambat jika dibandingkan dengan versi web. Terkadang pengguna harus refresh web tersebut untuk mendapatkan tampilan tugas yang benar. 

Monday.com

Monday.com memiliki interface yang menarik secara visual dan alat visualisasi manajemen proyek yang lengkap. Software fleksibel ini menawarkan transparansi dari semua pengguna di dalamnya. Ada template proyek yang dapat langsung digunakan dengan berbagai opsi tampilan, seperti peta dan kalender.

Kekurangannya adalah sistem penetapan harga yang rumit tergantung kebutuhan dan jumlah pengguna. Meski begitu, project management tools ini juga menawarkan fitur yang kuat, penyesuaian yang mudah, dan keamanan. 

Data pengguna akan semakin terproteksi melalui penggunaan laptop Acer TravelMate P414RN-51 yang dibekali fitur keamanan seperti fingerprint touch yang berfungsi seperti ID atau tanda pengenal dan sudah dilengkapi dengan Windows 10 Pro. 

Todoist

Selanjutnya adalah aplikasi manajemen proyek sederhana, tetapi cukup powerfull untuk membuat to-do-lists manager proyek menjadi semakin interaktif. Dengan software ini, pengguna bisa membuat prioritas tugas yang harus didahulukan, berkolaborasi dengan tim, membuat pengingat, dan sebagainya.

Salah satu keunggulannya adalah setiap item bisa dikategorikan menjadi tugas yang berbeda, sehingga membuat project terlihat simpel dan mudah dimengerti. Project management tools gratis ini bisa menghadirkan fitur advance lain jika membayar 3 dolar per pengguna per bulan.

Microsoft Teams 

Microsoft teams merupakan salah satu project management tools dengan fitur lengkap dan harga terjangkau. Software ini mampu menghubungkan pesan grup, pertemuan melalui video, menyimpan dan melampirkan file dari satu aplikasi. Tim juga bisa bersama-sama mengerjakan proyek dalam bentuk Word, Excel, OneNote, Sharepoint dan layanan Microsoft lainnya.

Kelebihan lainnya, memiliki perintah Slash (slash command) yang berfungsi sebagai jalan pintas ke berbagai task. Ini memberikan efektifitas project manager dalam mengelola tugas.  Terlebih jika terbebani deadline, manager proyek bisa memanfaatkan kecanggihan TravelMate P414RN-51 yang mampu memberikan performa lebih cepat secara keseluruhan, seperti membuka aplikasi atau file secara kilat, serta bekerja multitasking dengan lancar. 

Project management tools ini dapat digunakan di semua perangkat Windows, Linux, Android, dan iOS. Dengan berat hanya 1.35 Kg membuat laptop yang satu ini sangat tepat untuk Anda sebagai project manager yang selalu beraktivitas secara mobile.

Baca juga: Membangun Teamwork, Pahami Definisi dan Manfaatnya dalam Bisnis

Salah satu cara untuk menciptakan alur koordinasi yang efektif dan efisien bagi karyawan adalah memanfaatkan project management tools. Dengan begitu, produktivitas dan kualitas kerja tim akan tetap terjaga meski sedang WFH atau bekerja secara remote.

Bagi project manager, penggunaan sarana ini jadi cara berkomunikasi dan berkolaborasi secara mikro atau makro. Bagi perusahaan, penggunaan project management tools yang tepat dapat memaksimalkan business revenue karena tiap karyawan dapat bekerja dengan efektif dan efisien meski bekerja jarak jauh.