Penerapan POAC untuk Manajemen Perusahaan Anda

POAC dalam management bisnis menjadi salah satu metode yang digunakan untuk mengelola organisasi atau perusahaan. Agar dapat berjalan dan berkembang dengan baik, perlu tata kelola yang mencakup proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan. Selain itu, dibutuhkan pula pengaturan yang efektif dan efisien dari lingkup manajer, karyawan, dan pekerjaan itu sendiri.

Lalu, seberapa besar dampak implementasi POAC dalam suatu manajemen bisnis? Simak pengertian, fungsi, dan penerapan metode ini melalui paparan berikut:

POAC: Planning, Organizing, Actuacing, Controlling

Managemen dan bisnis merupakan dua hal yang saling berkesinambungan. Sebuah perusahaan dapat mencapai kemajuan apabila organisasinya dikelola dengan baik pula dengan dasar-dasar managemen POAC (planning, organizing, actuacting, controlling). Empat fungsi ini harus dijalankan karena berperan penting bagi kegiatan operasional perusahaan. Mari simak pengertiannya satu per satu. 

1. Planning 

Planning atau perencanaan adalah dasar dari segala kegiatan. Proses menyusun suatu kerangka kerja yang objektif ini berguna untuk mengejar tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Proses planning penting karena berperan dalam menggerakkan seluruh fungsi manajemen dalam sebuah bisnis. Dengan memiliki rencana, setiap individu maupun tim memiliki arah yang jelas guna mengeliminasi hal-hal yang tidak penting dalam mencapai tujuan perusahaan.

Pada proses ini ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan, sebagai berikut: 

1. Specific (khusus): Perencanaan harus jelas dari tujuan, ruang lingkup, hingga sumber daya.
2. Measurable (dapat diukur): Program kerja harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Maka dari itu, Anda harus mengetahui kemampuan perusahaan agar dapat membuat perencanaan yang sesuai.
3. Achievable (dapat dicapai): Perencanaan harus bisa dicapai. Dengan demikian, program yang direncanakan harus sesuai dengan kondisi perusahaan.
4. Realistic (realisis): Harus sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada.
5. Time (batas waktu): Perencanaan juga harus memiliki batas waktu yang jelas kapan rencana tersebut harus dimulai dan diselesaikan(harian, mingguan, bulanan, atau tahunan).

2. Organizing

Setelah merencanakan semua hal yang dibutuhkan, selanjutnya adalah organizing, yaitu proses pembagian tugas secara spesifik kepada para karyawan perusahaan. Tugas yang diberikan harus sesuai dengan bidang masing-masing. Dalam organizing, proses ini menuntut perusahaan untuk memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki, terutama SDM dalam upaya mengubah rencana ke bentuk aksi yang nyata.

Tujuan organizing adalah agar perusahaan dapat mencapai tujuan sesuai dengan sumber daya yang dimiliki. Jika semua sudah diorganisir dengan baik maka perencanaan pun dapat berjalan dengan baik dan sistematis.

3. Actuating

Actuating adalah menggerakan semua anggota untuk mengimplementasi rencana ke dalam bentuk aksi. Actuating merupakan bagian dari misi, sedangkan rencana menjadi bagian dari visi. Mengaktualisasi rencana kerja harus sesuai program yang sudah disiapkan sebelumnya.

Pada praktiknya tentu ada yang berubah sesuai keadaan yang biasa disebut dengan tantangan. Namun, dengan adanya perencanaan sebelumnya, tantangan bisa diatasi dengan kerja sama efektif semua individu yang terlibat.

Ada beberapa tujuan actuating dalam implementasinya, antara lain: 

1. Menciptakan kerja sama yang efisien
2. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan staff
3. Menumbuhkan sense of belonging di antara para karyawan
4. Menciptakan lingkungan dan suasana kerja yang bisa meningkatkan motivasi para karyawan
5. Membuat bisnis berkembang secara dinamis

4. Controlling

Controlling adalah aksi yang dilakukan untuk memastikan alur kerja bisnis berjalan sesuai rencana. Proses planning, organizing, dan actuating tidak akan berjalan sempurna tanpa ada pengawasan atau pengendalian yang layak. Mengontrol semua proses aktualisasi termasuk aspek penting, karena untuk menjaga semua proses berjalan sesuai apa yang direncanakan.

Controlling merupakan tugas utama dari pemimpin atau koordinator tiap divisi. Pengawasan ini mencakup semua aspek, termasuk aktivitas bisnis, kenyamanan individu yang terlibat, dan waktu yang diperlukan. Jika muncul masalah di luar rencana, pemimpin harus mampu memberi solusi demi hasil kerja yang maksimal.

Baca juga: Pengertian Marketing Automation, Manfaat & Contohnya

Apa Fungsinya untuk Bisnis Anda?

Penerapan POAC dalam management adalah untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditentukan. Penerapan metode ini sebenarnya tak hanya berfungsi pada keberlangsungan perusahaan. Ada beberapa fungsi POAC untuk bisnis Anda sebagai berikut:

1. Memudahkan analisis dan identifikasi masalah

Saat proses perencanaan dilakukan, tentu diawali dengan identifikasi masalah. Dari masalah bisnis yang ada, muncul analisis lalu solusi untuk mencapai sebuah tujuan. Inilah yang nantinya akan jadi visi sebuah perusahaan yang jadi dasar dalam menyelesaikan suatu program kerja, baik yang tujuannya untuk menguatkan SDM atau mencapai profit.

2. Menghasilkan sinergisme 

Dalam pengorganisasian, perlu adanya tindakan-tindakan untuk mengelompokkan berdasarkan kemampuan dan memanfaatkannya agar dapat berguna bagi perusahaan. Hal ini memperkuat sinergisme dan menghasilkan spesialisasi, ketika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Dari sinergi yang tercipta baik, akan menggerakan seluruh aktivitas dan potensi.

3. Memotivasi karyawan untuk berkembang

Ketika spesialisasi dilakukan, karyawan akan merasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan. Mereka akan percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri sendiri, karena tugas yang diberikan relevan. Selain itu juga menciptakan hubungan harmonis antar rekan kerja. Hasil yang terlihat adalah motivasi kerja karyawan akan terus meningkat seiring dengan pertumbuhan bisnis yang membaik. 

4. Melihat potensi masalah dalam bisnis 

Dari fungsi pengawasan,  manajemen dapat melihat potensi penyimpangan yang terjadi selama bisnis berjalan, baik dari proses perencanaan, implementasi, dan organisasi. Semakin cepat sebuah masalah dikoreksi, diantisipasi, dan disesuaikan, hasil akan menjadi lebih maksimal dan sesuai dengan visi. 

5. Tolak ukur keberhasilan

Anda dapat memperkirakan keberhasilan dari program kerja yang dibuat. Terlebih, dalam merancang program tersebut Anda telah mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

6. Mengendalikan pertumbuhan dan perkembangan

Dalam pembuatan perencanaan, Anda telah menentukan batasan tujuan dan ruang lingkup sehingga program kerja jadi lebih fokus. Dengan adanya batasan yang jelas, manajemen dapat mengendalikan perkembangan dan pertumbuhan program kerja sesuai dengan visi awal.

7. Sebagai alat evaluasi

Perencanaan yang terorganisir dengan baik akan memudahkan Anda sebagai pemimpin dalam melakukan pemeriksaan untuk mengetahui sejauh mana kemajuan pelaksanaan program kerja.

Baca juga: Critical Path Method, Solusi Project Manager dalam Mengatur Proyek

Bagaimana Menerapkan POAC pada Perusahaan? 

Perencanaan

Langkah awal dalam menerapkan POAC pada perusahaan adalah membuat perencanaan. Diawali dengan menganalisis situasi serta identifikasi masalah terhadap situasi dalam perusahaan. Lalu, menentukan skala prioritas dengan memilih kebutuhan yang mendesak untuk didahulukan. Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi mengarah pada satu tujuan, dibutuhkan penentuan visi agar pelaksanaan program dapat diukur pencapaiannya. Setelah itu, tim dapat mulai menyusun rencana kerja operasional.

Proses organisasi 

Selesainya tahap perencanaan, pemimpin atau manajer menentukan pekerjaan yang harus dilakukan dari tiap-tiap divisi. Dengan cara mengelompokan tugas, membagi pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan berbagai departemen, dan penentuan alur kerja. Proses pengorganisasian dapat dilakukan secara efisien jika manajer memiliki pedoman tertentu dalam mengambil keputusan dan dapat bertindak.

Pelaksanaan kerja & pengawasan

Perencanaan dan proses organisasi diikuti dengan pelaksanaan kerja. Dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerja sama dari semua pihak. Semua sumber daya yang dimiliki perusahaan dioptimalkan untuk mencapai visi, misi, dan program kerja. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana yang telah disusun, kecuali ada hal khusus sehingga perlu dilakukan penyesuaian.

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, dan program kerja, dibutuhkan pengendalian atau pengawasan, baik dalam bentuk supervisi, inspeksi hingga audit. Sehingga, jika ada masalah dalam prosesnya bisa segera diatasi, dikoreksi, diantisipasi, dan disesuaikan dengan kondisi dan strategi.

Menggunakan metode SWOT

Menerapkan POAC pada perusahaan juga butuh metode lain, yaitu SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat). Program kerja yang sudah direncanakan akan dianalisis menggunakan empat faktor yaitu kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Perusahaan yang ingin mencapai tujuan harus melibatkan beberapa proses. Dengan cara melakukan identifikasi terhadap faktor internal dan eksternal, serta menentukan tujuan yang spesifik.

Analisis SWOT sangat detail dalam mempertimbangan potensi apa saja yang akan ditimbulkan ke depannya. Perencanaan yang dianalisis menggunakan teori ini akan lebih terukur. Jika penerapan POAC dan SWOT dihubungkan, perusahaan dapat membuat perencanaan, pengorganiasasian, pengarahan dan pengendalian yang berlandaskan dengan kelemahan dan kelebihan yang mereka miliki. Menggabungkan analisis SWOT dengan POAC dalam management menunjukan bahwa Anda lebih siap dalam menjalankan rencana program kerja.

Baca juga: Membangun Teamwork, Pahami Definisi dan Manfaatnya dalam Bisnis

Cara POAC mendukung program SDG 

Tren bisnis berkelanjutan yang memberikan dampak positif bagi lingkungan dan masyarakat telah berkembang di dunia. Tak ada salahnya bisnis Anda juga ikut mendukung program pemerintah dalam pencapaian SDG (Sustainable Development Goals). Melalui penerapan POAC dalam management di lingkup kecil, Anda dapat melakukan berbagai inisiatif terkait tata kelola perusahaan, transparansi, keberlanjutan, dan kesejahteraan karyawan.

SDG dapat membantu pelaku bisnis untuk meningkatkan nilai Corporate Sustainability. Melalui implementasi POAC, perusahaan juga berperan dalam menghasilkan karyawan dengan keahlian yang lebih tinggi karena spesialisasi yang dibentuk. Hasilnya, para karyawan tak hanya menyukseskan bisnis, tapi juga mendukung perusahaan untuk berkontribusi pada pengentasan kemiskinan serta perlindungan lingkungan.

 SDG juga bisa menyatukan semua pihak dengan satu tujuan bersama, dan dapat berperan dalam kemitraan yang lebih efektif. Ini tentu memberikan keuntungan, baik sosial maupun bisnis pada perusahaan Anda pada tahun-tahun mendatang. Diharapkan, kebijakan dan strategi bisnis para pengusaha dapat sejalan dengan tujuan SDG, yakni keberlangsungan kehidupan manusia untuk masa depan yang lebih baik.

Baca juga artikel terbaru:

Strategi dan Cara Promosi Bisnis di Instagram

Membahas Lebih Jauh Apa itu Software as a Service (SaaS)

Content Management System (CMS): Definisi, Manfaat, dan Contoh