Mengenal Smart Office dan Bagaimana Konsep Ini Mentransformasi Perusahaan

Salah satu terobosan di bidang teknologi abad 21 adalah kehadiran Smart Office atau kantor pintar. Beberapa perusahaan besar maupun startup telah mengubah workflow yang masih bersifat konvensional menjadi modern, melalui konsep ini. Konsep kantor pintar makin nyata seiring dengan semakin banyaknya aktivitas kerja yang telah terintegrasi dengan teknologi digital dan internet.

Secara sederhana, Smart Office merupakan kolaborasi teknologi cerdas dan Internet of Things (IoT) yang diimplementasikan pada sebuah lingkungan kerja. Penerapan kantor pintar membantu karyawan bekerja lebih cerdas, lebih baik, dan lebih cepat.

Selain itu, teknologi yang terdapat dalam Smart Office juga membantu bisnis menjaga efisiensi pengeluaran, serta keamanan aset. Teknologi yang disematkan pada kantor pintar ini biasanya mencakup rangkaian teknologi gedung, keamanan, front desk, ruang meeting, dan teknologi lain.

Baca Juga: Seperti Apa Tren Teknologi Industri Tahun 2022 Nanti?

Komponen Smart Office

Ada beberapa komponen yang membentuk suatu ekosistem kerja sebagai Smart Office. Namun, patut diingat keberadaan teknologi ini hanyalah menjadi komponen dasar saja, karena komponen pembentuk kantor pintar pastinya akan terus bertambah seiring dengan perkembangan teknologi.

Beberapa komponen Smart Office antara lain:

1. Smart Air Conditioner (AC)

Beberapa kantor banyak yang menggunakan pendingin ruangan, seperti AC. Namun dengan bantuan teknologi, keberadaan AC mampu terintegrasi dengan sistem dan fitur yang lebih canggih. 

Dalam Smart Office, keberadaan smart AC terwujud dengan adanya kontrol secara sistematis dan otomatis, tak lagi manual seperti kebanyakan AC di perkantoran konvensional. Keberadaan smart AC, yang secara sistematis dan otomatis menyesuaikan dengan kondisi suhu ruangan yang ada membuat biaya konsumsi listrik dapat diminimalisir.

2. Smart Lamp/Lightning Control 

Selain pendingin ruangan, komponen Smart Office yang lain adalah smart lamp. Fitur yang menjadi unggulan smart lamp ini adalah mampu mengetahui kondisi lingkungan dengan kemampuan sensor pengukuran intensitas cahaya. Secara otomatis, lampu dapat mendeteksi menggunakan sensor, sehingga penggunaan energi juga bisa diminimalisir.

3. Smart Conference Room

Komponen Smart Office yang satu ini memungkinkan karyawan mengorganisir penggunaan ruang untuk meeting. Smart conference room telah menerapkan sistem pemesanan online. Jadi, karyawan dapat memesan ruangan dengan memilih beberapa fitur yang ada. Komponen ini tergolong efektif apabila digunakan untuk menunjang aktivitas kantor saat membutuhkan ruangan meeting khusus.

4. Smart Desk

Smart desk merupakan salah satu komponen Smart Office, yang menggunakan IoT untuk menunjang optimasi pekerjaan. Komponen ini sangat berguna bagi karyawan yang mengharuskan dirinya duduk dalam waktu yang lama dan berinteraksi dengan komputer. Smart desk juga mampu memberikan preferensi kepada pengguna, seperti adanya fitur standing and height adjustable yang diatur menggunakan aplikasi.

5. Privacy Protection 

Smart Office juga menyediakan perlindungan privasi kepada setiap karyawan. Fitur ini mampu terwujud dengan penggunaan VPN bisnis. Penerapannya dirasa perlu, karena dewasa ini karyawan banyak bekerja menggunakan perangkat yang telah terhubung dengan jaringan IoT. 

Pekerjaan yang erat bersinggungan dengan IoT berpotensi menyebabkan beberapa permasalahan dalam sistem keamanan dan data user. Oleh karena itu, perlu adanya VPN bisnis untuk memastikan koneksi di lingkungan perusahaan aman.

Dari beberapa contoh komponen Smart Office ini, belum banyak yang diterapkan di Indonesia. Pasalnya, untuk menerapkan seluruh komponen ini membutuhkan biaya yang besar. Namun, beberapa kantor di Indonesia sudah menerapkan satu atau dua komponen ini, ditambah dengan konsep kantor modern yang didesain ramah lingkungan dan hemat energi. Ini menunjukkan, perkantoran di Indonesia sedikit banyak sudah mengarah ke penerapan kantor pintar.

Baca Juga: Bahaya Ransomware yang Menyasar Perusahaan Besar

Manfaat Smart Office 

Smart Office memberikan manfaat yang terlihat di lebih dari satu aspek kerja. Beberapa manfaat yang dihasilkan melalui penerapan kantor pintar antara lain:

1. Terintegrasi dengan Ekosistem Bisnis 

Melalui Smart Office segala bentuk aktivitas perusahaan, baik internal maupun eksternal, telah terintegrasi oleh sistem. Setiap komponen yang menerapkan IoT dioperasikan melalui sistem dan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

2. Mendukung Kerja Secara Remote

Ketika perusahaan menerapkan Smart Office, maka segala bentuk kegiatan dapat dipandu secara online. Secara tidak langsung, hal tersebut membuat seseorang dapat bekerja lebih fleksibel. Salah satu contohnya adalah kerja remote yang saat ini banyak diterapkan di seluruh penjuru dunia.

3. Menjaga dan Memonitoring Data 

Smart Office dengan komponen proteksi dibutuhkan agar kejahatan siber, seperti praktek peretasan data, spamming, cracking, dan lain sebagainya tidak terjadi terhadap aset data perusahaan.

4. Mengurangi Pengeluaran

Penerapan Smart Office juga mengurangi besaran pengeluaran perusahaan terkait pengadaan alat dan sumber daya. Sehingga, perusahaan dapat mengkoordinasikan dan mengalokasikan sumber dana untuk kegiatan dan kebutuhan produk perusahaan.

Semua manfaat ini pada akhirnya akan meningkatkan kinerja karyawan, sehingga menjadi lebih produktif dan berdaya saing tinggi. Solusi Smart Office juga memberikan manfaat untuk meningkatkan kualitas pekerjaan, sehingga menjadi lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan penerapan metode konvensional.

Perlu diingat, bahwa penerapan Smart Office tidak berarti seluruh pekerjaan diselesaikan oleh sistem. Pekerjaan-pekerjaan seperti pengambilan keputusan dan hal lainnya yang memerlukan intelektualitas tetap menjadi porsi kerja manusia. Sistem hanya berperan sebagai media kerja serta menyelesaikan pekerjaan otomatis lainnya.

Contoh Sukses Penerapan Smart Office di Dunia

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, konsep Smart Office belum sepenuhnya diterapkan di Indonesia. Namun, ada beberapa contoh sukses penerapan konsep ini di dunia. Berikut ini, contoh konsep kantor pintar yang diterapkan.

1. Kantor Pusat Watson IoT  

Kantor Pusat Watson IoT di Munich, Jerman pada dasarnya adalah penerapan Internet of Things dalam skala besar. Konsep Smart Office pada bangunan ini terwujud dari kehadiran komputasi kognitif. Artinya bangunan dan lingkungannya terus belajar dan berkembang untuk memenuhi kebutuhan penyewanya. 

Terlebih lagi, IoT tahu siapa yang duduk di mana dan menyesuaikan pencahayaan dan suhu sekitar dengan preferensi masing-masing.

2. The Bullitt Center 

Didaulat sebagai “Gedung Komersial Terhijau di Dunia,” Bullitt Center di Seattle, Washington, Amerika Serikat (AS) merupakan Smart Office yang menggunakan teknologi untuk menunjang konsep sustainability. 

Bangunan ini mampu menghasilkan energi sebanyak yang digunakan, mengumpulkan dan mengolah air hujan di lokasi, dan mempromosikan lingkungan kerja yang sehat bagi penghuninya. Selain itu, bangunan ini dirancang dengan umur 250 tahun, lebih dari enam kali umur rata-rata bangunan.

Baca Juga: Pentingkah Cluster Server bagi Perusahaan Anda?

3. Crystal Building

Crystal Building yang berlokasi di London, Inggris ini merupakan markas Siemens Engineering, tetapi juga berfungsi sebagai ruang pameran dan acara. Konsep Smart Office terwujud dari teknologi yang digunakannya. 

Gedung ini telah menerima sertifikat BREEAM dan LEED tertinggi, karena hemat energi dan desain arsitekturnya memungkinkan sumber daya alam (seperti air hujan, sinar matahari alami, dll.) digunakan sebagai pengganti bahan bakar fosil. 

Crystal Building sangat terhubung karena memiliki lebih dari 3.500 titik data untuk menjamin semua sistem berfungsi dengan baik setiap saat. Sifat bangunan yang multi fungsi memungkinkannya untuk melayani berbagai tujuan dan memaksimalkan konsumsi energinya.

4. The Edge 

Markas Deloitte, yang berlokasi di Amsterdam, Belanda ini tergolong sebagai salah satu Smart Office terbaik yang pernah dibangun. Sistem dalam The Edge mengandalkan aplikasi smartphone yang memeriksa jadwal pekerja, mengalokasikan tempat parkir yang strategis, serta menetapkan ruang kerja berdasarkan rencana perjalanan dan preferensi setiap orang. Di balik layar, puluhan ribu sensor mengumpulkan data, yang memberikan umpan balik ke proses dan layanan secara real-time.

Tertarik menerapkan konsep Smart Office di kantor Anda? Acer dapat menjadi mitra kerja terbaik untuk mewujudkan rencana tersebut. Dengan dukungan device mulai dari laptop, cloud computing hingga solusi berupa teknologi IoT hingga cyber security, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi biaya.