Critical Path Method, Solusi Project Manager dalam Mengatur Proyek

Dalam proyek manajemen, critical path method (CPM) adalah jalur identifikasi tugas yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses, dari awal hingga akhir. Tugas-tugas tersebut dianggap kritis, karena jika berhenti, seluruh proyek akan tertunda. Melalui metode ini atau disebut juga jalur kritis, Anda dapat memiliki gambaran jelas tentang jadwal proyek yang sebenarnya.

Critical path method menjadi solusi project manager dalam menganalisa, merencanakan dan menjadwalkan proyek dengan lebih efisien. Menerapkan metode ini menjadi kunci keberhasilan suatu fase perencanaan yang mampu mengidentifikasi mana kegiatan prioritas dan mana yang memiliki deadline paling kritis.

Untuk menentukan nilai waktu dalam metode ini, perusahaan harus mampu menggunakan algoritma critical path method. Hal ini berguna untuk mengidentifikasi total waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan potensi delay yang sedikit.

Lalu, seberapa besar dampak penerapan critical path method dalam suatu manajemen proyek? Simak kelebihan, jenis-jenis, dan penerapan teknik ini melalui paparan berikut:

Kelebihan Teknik Metode Critical Path

Critical path method cocok digunakan pada ragam aktivitas proyek atau tugas. Maka tak heran, jika metode tersebut memiliki beberapa komponen, seperti ketergantungan antar masing-masing tugas, estimasi waktu penyelesaian, dan aturan hasil akhir sesuai ekspektasi durasi yang ditentukan.

Manfaat Critical Path Method

Metode ini kerap menjadi pilihan project manager karena memiliki beberapa manfaat berikut ini:

1. Membantu manajer proyek menghitung waktu minimum untuk menyelesaikan proyek.
2. Penetapan jadwal jadi lebih mudah. 
3. Mengidentifikasi elemen paling penting dalam proyek. 
4. Membantu menyesuaikan sumber daya yang diperlukan.
5. Menghindari hilangnya fokus ketika mengerjakan banyak tugas.
6. Mendapat gambaran kegiatan dari tugas yang berjalan paralel satu sama lain.
7. Membantu menentukan cara mencapai tujuan.

Meski begitu, di antara banyak kelebihannya, ada kekurangan critical path method. Konsep ini kurang cocok diterapkan jika banyak improvisasi dalam proyek atau tugas yang terlalu besar dan kompleks.

Baca juga: Apa itu Business Plan dan Cara Membuatnya untuk Memulai Usaha Anda

Jenis-jenis Critical Path Method

Penggunaan critical path method bergantung pada kontribusi semua anggota tim yang terkait dalam memahami tugas dan jadwal. Representasi visual dari alur kerja yang direncanakan biasanya menjadi cara paling efektif untuk menunjukkan timeline tugas dan hasil kerja yang diharapkan. Dilihat dari caranya, simak jenis-jenis metode jalur kritis sebagai berikut:

1. Flowchart

Flowchart merupakan salah satu jenis critical path method yang paling sederhana. Pasalnya, jalur kritis ini adalah representasi langkah demi langkah dari proses yang digunakan dengan panah arah di sepanjang jalur hingga selesai.

2. Project Evaluation and Review Technique (PERT)

Pendekatan ini menggabungkan elemen ketidakpastian. Karena fokus pada waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, metode ini dianggap lebih fleksibel. Selain itu, jenis ini memungkinkan penjadwalan dengan detail yang minimal.

• Work Breakdown Structure

Jenis pendekatan populer ini memakai struktur pohon untuk mewakili hirarki tugas. Tiap elemen proyek dijabarkan menjadi beberapa kelompok tugas individu. 

• Activity On Node Diagram

Pendekatan ini menampilkan diagram prioritas aktivitas menggunakan node yang dihubungkan dengan panah. Metode ini menampilkan urutan tugas untuk menunjukkan arah alur kerja proses atau workflow.

Baca juga: 6 Kemampuan Komunikasi Bisnis yang Penting Dikuasai

Cara Menerapkan Critical Path Method

Hal pertama dalam menerapkan jalur kritis ini adalah dengan melihat ruang lingkup dari proyek tersebut. Anda harus mampu mengidentifikasi seluruh komponen tugas yang ada dan memetakan mana yang penting diselesaikan terlebih dahulu.

Teknik penting dalam menggunakan konsep ini adalah dengan membangun model proyek yang mencakup hal-hal, seperti daftar semua tugas yang diperlukan, ketergantungan antartugas, dan perkiraan waktu (durasi) yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap aktivitas.

Secara sederhana ada beberapa tahapan dasar pada saat menerapkan critical path method, yaitu:

1. Identifikasi daftar tugas yang diperlukan

Langkah pertama dalam menerapkan jalur kritis adalah mengetahui ruang lingkup dalam proyek yang akan dikerjakan. Seorang project manager harus membuat work breakdown structure untuk menjabarkan tugas-tugas yang terlibat. Dengan mengidentifikasi hal tersebut, semua anggota tim yang terlibat dapat melihat apa saja  prioritas yang perlu dilakukan.

2. Identifikasi urutan

Tahapan selanjutnya adalah mengidentifikasi urutan dengan mempertimbangkan hubungan antartugas dan aktivitas dalam proyek. Hal ini penting dilakukan untuk mengetahui urutan pekerjaan yang jelas agar dalam prosesnya tidak tumpang tindih atau tertukar. Dengan menentukan urutan tugas yang tepat, kemungkinan penundaan yang terjadi di tengah-tengah proyek dapat dihindari.

3. Membuat jaringan aktivitas

Setelah mengetahui mana tugas yang bergantung satu sama lain, buatlah diagram jaringan atau path analysis chart, seperti activity on-node diagram. Dengan jenis critical path method, Anda dapat mengilustrasikan capaian yang harus diraih, serta dependensi yang sudah ditentukan di tahap sebelumnya.

Diagram dapat memperjelas alur kerja proyek yang harus diselesaikan dan dapat dibuat secara manual atau melalui bantuan aplikasi proyek manajemen.

4. Identifikasi waktu penyelesaian aktivitas

Tahap selanjutnya dari penerapan jalur kritis adalah menentukan waktu penyelesaian aktivitas. Langkah ini krusial karena sebelum mengidentifikasi critical path-nya, seorang project manager harus menetapkan berapa lama waktu yang diperlukan agar tugas cepat selesai. 

Estimasi waktu bisa dilakukan berdasarkan pengalaman tugas sebelumnya atau diskusi dengan anggota tim. Lamanya durasi yang diperlukan juga bergantung pada sifat proyek.

5. Rencanakan jalur kritis Anda

Dengan melihat diagram yang sudah dibuat dan identifikasi waktu yang diperlukan, akan terlihat critical path untuk proyek manajemen tersebut. Perlu diingat, Anda juga harus mengidentifikasi ada atau tidaknya jenis jalur kritis lain yang mungkin berpotensi muncul. Jika ditemukan, bisa saja strategi atau jadwal proyek berubah.

Setelah menemukan jenis critical path method yang sesuai, mulailah menentukan tugas yang paling penting untuk dijadwalkan dan dieksekusi. Kontrol tenggat waktu penyelesaian tugas untuk memastikan bahwa tugas tersebut tidak ditunda agar tidak mengganggu jadwal proyek secara keseluruhan.

Metode pengorganisasian tugas ini memudahkan Anda untuk mengalokasikan sumber daya, menilai sistem pelaporan, dan menyelesaikan jadwal.

6. Perbarui perkembangan critical path

Tahap terakhir dalam critical path method adalah memperbarui diagram jaringan setiap kali menyelesaikan tugas dengan waktu penyelesaian yang sebenarnya. Tahap ini bisa menjadi evaluasi apakah proyek Anda tepat waktu atau perlu melakukan penyesuaian lebih lanjut.

Baca juga: Membangun Teamwork, Pahami Definisi dan Manfaatnya dalam Bisnis

Jalur kritis adalah konsep yang mencakup tugas paling penting dalam project management. Anda bisa melihat mana aktivitas yang harus dioptimalkan untuk diprioritaskan, serta sumber daya pendukungnya. Dengan demikian, memastikan pelaksanaan manajemen proyek dalam penentuan critical path method yang tepat terbukti sangat penting, karena dapat menentukan keberhasilan sebuah proyek yang dilaksanakan dalam perusahaan itu sendiri.