5 Cara Mengatasi Masalah pada Inbox Email Pekerjaan

Masalah pada inbox email pekerjaan bisa dialami siapa saja. Mengingat, email menjadi salah satu media pengiriman andalan untuk bertukar pesan hingga berkolaborasi dengan siapa saja. Pada banyak perusahaan dan bisnis saat ini telah berhenti menggunakan layanan pihak ketiga, seperti Gmail, Yahoo, atau Outlook. Mereka mulai menggunakan email berekstensi domain website atau perusahaan agar terlihat lebih profesional.

Meski begitu, bukan berarti tak akan menemui masalah pada inbox email pekerjaan. Masalah yang mengganggu tersebut harus segera diatasi agar tidak mengganggu produktivitas, komunikasi terganggu, hingga menghabiskan waktu. Maka dari itu, simak cara mengatasi masalah pada inbox email pekerjaan melalui artikel ini.

1. Masalah Saat Mengirim atau Menerima Inbox Email

Jika Anda tidak dapat mengirim atau menerima email, ada beberapa hal yang bisa dilakukan. Pertama, pastikan koneksi internet yang stabil. Kemudian memeriksa pengaturan email Anda dengan membuka File > Pengaturan Akun. Jika normal, terdapat nomor port email masuk adalah 110 (POP3) atau 143 (IMAP). Sementara, nomor port email keluar adalah 587.

Jika pengaturan Anda baik-baik saja, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa otentikasi telah diaktifkan. Ini untuk mencegah pengguna yang tidak sah mengirim dari akun email Anda dan akun tidak akan berfungsi jika ini tidak dicentang. Jika masalah masih berlanjut, coba hapus akun dan login lagi.

2. Ruang Penyimpanan Email yang Penuh

Salah satu alasan mengapa email Anda tidak terkirim adalah inbox email receiver yang penuh. Hal ini bisa terjadi karena terdapat aktivitas email yang padat. Ada beberapa cara agar inbox email Anda tidak mengalami hal ini. Pertama, sempatkan rutin menghapus email yang sudah tidak digunakan atau tidak penting. Anda bisa menghapus email langganan, seperti news atau yang lainnya setelah selesai dibaca.

Kedua, jika memakai Gmail, Anda bisa menghapus data yang kurang penting di Google Drive. Mengingat, storage Gmail dan Google Drive jadi satu. Ketiga, jika membutuhkan storage yang lebih banyak, Anda bisa berlangganan Google One, layanan ruang tambahan untuk pengguna Gmail.

3. Mendapat Kembali Pesan Lama atau Duplikat Email

Mendapat duplikat email lama penyebabnya bisa jadi karena kegagalan konfirmasi bahwa email telah terkirim. Ini bisa terjadi antara pengiriman pertama dari perangkat Anda, atau pengiriman terakhir di server.

Solusinya, terkadang software antivirus di perangkat atau jaringan lokal Anda dapat memicu software email Anda untuk berperilaku seolah-olah belum mengirim pesan, padahal sudah ada. Ini biasanya terjadi pada Outlook.

Selain itu, Anda bisa periksa inbox email Anda saat ini untuk mengetahui apa pun yang mungkin menyebabkan pengiriman email duplikat. Hapus semua pengaturan yang tidak lagi diperlukan. Jika Anda memiliki akun email yang login pada lebih dari satu perangkat, pastikan melakukan step pengaturan yang sama.

Jika Anda memiliki akun yang sama, tapi login dengan jenis yang berbeda (mis. IMAP atau POP3) pada perangkat yang berbeda, hal ini dapat menyebabkan email lama dikirim kembali dalam putaran yang berkelanjutan. Untuk mencegah hal ini, cukup hapus salah satu akun dan atur kembali pada perangkat Anda.

Baca juga: Tren BYOD di Lingkungan Kerja yang Serba Mobile

4. Mendapat Bounceback Email

Email bounceback adalah pesan email error yang disebabkan penolakan pesan dari server email pengirim atau server tujuan. Jika Anda mendapatkan banyak bounceback, Anda perlu memeriksa keamanan server Anda. Bounceback email pun memiliki dampak yang banyak.

Pertama, jika email tujuan ter-suspend, error tersebut datangnya dari server tujuan. Solusi yang harus dilakukan adalah meminta penerima email atau pemilik email tujuan untuk melakukan pengecekan akun emailnya di provider hosting email mereka. Bisa jadi, email yang di-suspend oleh provider tersebut memiliki alasan tertentu, seperti pembayaran, spamming, atau lainya.

Kedua, jika email Anda selalu terdeteksi spam, periksalah server Anda selaku pengirim email. Ketiga, jika email tidak ditemukan (Unknown User), bisa jadi email yang dituju tidak valid. Pastikan Anda mengetik email tujuan dengan benar. Solusi lainnya, Anda bisa mencoba mengirim ke email tersebut menggunakan smtp server lain seperti Yahoo, Gmail, atau Hotmail. Hal tersebut bertujuan untuk memastikan email tujuan aktif.

5. Masalah Sinkronisasi

Akun email yang terpasang pada perangkat dapat mengalami kegagalan pada saat melakukan sinkronisasi yang menyebabkan beberapa hal, seperti pesan yang hilang, gagal mengirim email, menerima pesan error berbunyi “Akun tidak disinkronkan,” atau aplikasinya mungkin saja melambat. Hal ini biasanya terjadi pada Gmail.

Solusinya, perbarui aplikasi Gmail dengan update versi terbarunya. Kemudian, lakukan reset pada perangkat Anda. Hal ini memang sesuatu yang klise, tapi seringkali berhasil. Pastikan pula koneksi stabil internet Anda.

Jika masih belum berhasil, periksa pengaturan Gmail. Mungkin saja fitur Sinkronisasi masih belum aktif atau tercentang. Bukalah aplikasi Gmail, klik menu di pojok kiri atas, lalu pilih Pengaturan. Ketuk akun Anda dan pastikan bahwa Anda telah memilih “Sinkronkan Gmail”.

TravelMate Series, Rekan Kerja Dukung Kenyamanan Bekerja

Keberadaan perangkat canggih dalam bekerja itu wajib adanya. Hal ini dapat meminimalisir kendala teknis pekerjaan, seperti lamban memproses data atau lemot ketika buka aplikasi pekerjaan. Dengan demikian, demi kenyamanan dan keamanan dalam bekerja, Acer TravelMate Series bisa jadi rekan kerja terbaik untuk mendukung produktivitas di manapun dan kapanpun.

Acer TravelMate Series menggabungkan daya tahan dan portabilitas powerful. Melalui prosesor Intel® Core™ Generasi 10/11 dan Celeron®, memori besar, laptop ini responsif dan cepat untuk memproses data dalam bentuk spreadsheet, membuat presentasi, hingga transfer data.

Selain itu, Acer TravelMate Series juga memiliki fitur fingerprint dan webcam IR untuk Windows Hello. Sistem keamanan ini menjadi solusi agar perangkat Anda terlindungi dari oknum yang tidak bertanggung jawab, seperti login ke perangkat Anda hingga mengakses email Anda. Mengingat, perusahaan pasti memiliki data penting pada email, seperti data customer, partner, contact, atau lainnya. 

Baca juga: Mengapa Perlindungan Data Pribadi Penting Saat Ini?

Menggunakan laptop TravelMate untuk bisnis membantu segala pekerjaan secara mobile, fleksibel, dan produktif. Dengan fisik dan prosesor yang tangguh, masalah teknis pekerjaan bisa diminimalisir.